Канбан – методология разработки продукта, позволяющая наладить актуальные процессы и равномерно распределить нагрузку на команды. В основе канбан лежит Agile – метод организации рабочего процесса, не предполагающий долгосрочного планирования, обладающий большой гибкостью.
История системы канбан берет свое начало на предприятиях компании Toyota. Составляющие производились в разных цехах, из-за чего возникали определенные трудности. Например, между изготовлением двух деталей для одного автомобиля могло пройти большое количество времени, что плохо сказывалось на итоговой производительности всего предприятия.
Руководство Toyota приняли решение сделать весь процесс максимально прозрачным, что в последствии могло помочь в оптимизации производственных мощностей компании. Для этой цели и была разработана система канбан – метод бережливого производства, основными принципами которого была прозрачность процессов и поточность.
На предприятиях автомобильного гиганта была введена система специальных карточек, на которых была отражена необходимая для производства и логистики информация. Со временем канбан перекочевал и в другие сферы бизнеса: маркетинг, IT и т.д.
Принципы канбан
Методология канбан базируется на нескольких принципах. На них она была основана, на них же и развивается.
Визуализация
Это самый главный принцип канбан. Вся система завязана на карточках, позволяющих отслеживать текущий прогресс работы.
Визуализированная доска канбан, которая в последствии разбивается на отдельные этапы и задачи, помогает отслеживать текущий прогресс. Самым банальным примером канбан является разбивка на: текущие, планируемые и выполненные задачи.
Поэтапная работа и разделение задач
Для работы по системе канбан необходимо научиться грамотно разбивать задачи и подходить к их решению поэтапно. Большая цель разбивается на малые, а большой путь проходится маленькими шагами.
Такой подход обеспечит возможность четко прослеживать текущий прогресс. Это важный моральный фактор, позволяющий проще продвигаться вперед. Что в свою очередь спасет от прокрастинации, которая так или иначе появляется, когда сложно оценить текущий прогресс и работа кажется бесконечной.
Важно понимать, сколько у Вас задач на данный момент, сколько нужно выполнить в ближайшее время и сколько еще останется.
Фокусировка
Мало просто распланировать задачи, их нужно выполнять. Это так же один из основных принципов методологии канбан.
Все свое внимание необходимо фокусировать на текущих задачах. Визуализировав процесс и разбив работу на отдельные этапы Вы получите возможность концентрировать свое внимание на самом актуальном.
Отталкиваясь от этого принципа проще подключать к работе других людей, необходимых для выполнения текущих задач. Грамотное распределение ресурсов – одно из главных достоинств системы канбан.
Исправление недостатков
Работа над собственными ошибками крайне важна в канбан. А благодаря разбивке рабочего процесса на мелкие этапы прослеживать недочеты значительно проще. Недочеты в продукте, просадки в эффективности работы сотрудников – все это будет видно очень явно. Ведь на небольших этапах проще отслеживать ключевые показатели эффективности.
Таким образом мы подходим к тому, что постоянная работа над ошибками и внимание даже к малейшим деталям является еще одним ключевым принципом работы по системе канбан.
Полезные сервисы
Внедрить канбан, разумеется, можно при помощи огромной доски в офисе, вручную разделенной на столбцы, где разноцветными стикерами будут обозначены отдельные задачи и сотрудники. Но зачем усложнять себе жизнь, если на сегодняшний день есть большой выбор специализированных сервисов. О таких сервисах поговорим в данном разделе.
Битрикс24
Начнем с одной из самых известных и популярных CRM-систем на просторах СНГ. Функционал даже на бесплатной версии предполагает возможность подключения ключевых для работы функций. В том числе и канбана.
Предполагается гибкая настройка каждой вкладки на доске. Все подгоняется индивидуально под каждого сотрудника и под каждую группу задач. Более того, руководитель в режиме реального времени может отслеживать, какая задача на данный момент выполняется тем или иным сотрудником. Причем это можно делать с мобильных устройств.
К тому же, помимо канбан Вы получите функционал полноценной CRM системы, что безусловно не будет лишним.
Трелло
Сразу отметим, что для работы с канбан бесплатной версии Трелло более, чем достаточно. Сервис удобен, имеет интуитивно понятный интерфейс и позволяет без каких-либо усилий выставлять задачи и распределять их по блокам.
Как и в Битрикс предусмотрена возможность отслеживания прогресса через мобильные устройства.
Работа с канбан
С основными принципами работы и внедрения мы познакомились, теперь пора переходить к более детальному разбору налаживания рабочего процесса и его поддержания.
Визуализируем рабочий процесс
С целью визуализации в системе канбан используется доска и цветные карточки. На каждый отдельный процесс выделяется свой цвет, аналогично и с каждым сотрудником. Таким образом каждый член команды в любой момент может проверить актуальные для себя задачи.
Доска делится на три столбца: выполняется, нужно сделать, завершено. В столбце у каждого сотрудника свои карточки, различающиеся по цвету.
Поточность
Итак, на доске канбан отображены все текущие, будущие и выполненные процессы. Их легко анализировать и выявить места просадки. В работе по принципу канбан крайне важно обеспечить плавный переход отдельных процессов по столбцам – создать поток.
Плавно работающий поток обеспечивает:
- Более высокое качество итогового продукта;
- Экономию времени и ресурсов;
- Повышенную эффективность работы каждого сотрудника;
- Снижение себестоимости продукта и как следствие его итоговой цены.
Стоит отметить, что обеспечить беспрерывную поточность весьма сложно. Для этого необходимо грамотно спланировать загрузку всех сотрудников. И тут мы плавно подходим к осознанию первого минуса канбан – падению эффективности из-за слишком большой команды. Впрочем, о достоинствах и недостатков поговорим отдельно.
Восстановление поточности
Один раз наладить поток недостаточно. Важно понимать, что он может прерваться в любой момент. Именно поэтому работа с канбан предполагает понимание процесса восстановления поточности.
Так или иначе, время от времени Вы будете сталкиваться со скоплением задач на некоторых этапах. Столбцы начнут «закупориваться» и это будет явным сигналом к предстоящим корректировкам.
Выявив простаивающий этап, возможно, следует привлечь дополнительных специалистов или скорректировать работу сотрудников. Важно установить максимальный объем задач на каждом этапе для каждого сотрудника, так Вы сможете понять, что и в какой момент проседает. Именно это является определяющим фактором поддержания и восстановления поточности.
Достоинства и недостатки канбан
Как и любая другая модель система канбан обладает как достоинствами, так и недостатками.
- Достоинства.
Одним из главных достоинств является возможность своевременного обнаружения ошибок на каждом этапе работы команды. Видите «закупоривание» – значит допустили ошибку, значит кто-то не справляется со своим потоком задач. Возможно причина кроется в том, что Вы неправильно распределили задачи на этапе планирования. А может дело в падении эффективности работы того или иного сотрудника. Так или иначе, видя ошибки их можно очень быстро исправлять.
Канбан очень гибок – это еще одно неоспоримое преимущество. Вариативность работы очень широкая, что позволяет адаптировать систему под разные ниши.
Также стоит отметить, что при работе по системе канбан каждый член команды видит не только свои задачи, но и чужие. Такая прозрачность, если правильно распределить нагрузку и зоны ответственности, помогает в сплочении коллектива и налаживании механизмов взаимодействия внутри команды.
- Недостатки.
К сожалению, большая команда не сможет эффективно работать по системе канбан. Причем эффективность начнет снижаться, если количество сотрудников будет более пяти человек. Чем больше механизм, тем сложнее правильно наладить взаимодействие каждого звена. Разумеется, все так же зависит от управленческих способностей руководителя, однако значительной разницы все-таки не будет.
А еще канбан это не про долгосрочное планирование. Система эффективна при выстраивании коротких и средних процессов, но для работы в долгую необходимы иные инструменты взаимодействия. Можно сделать вывод, что канбан особенно эффективен для малых компаний с небольшим циклом, чуть менее эффективен. Но все же актуален для компаний средних масштабов. А вот крупным игрокам необходимо задуматься о других структурах управления.
Вместо заключения
Если Вы сталкивались с трудностями в организации рабочего процесса и налаживания тесного взаимодействия между членами команды и отделами компании, то Вам определенно стоит обратить свое внимание на канбан.
Метод имеет свои достоинства и недостатки и перед внедрением в бизнес необходимо взвесить все факторы. Если Ваш продукт предполагает долгосрочное планирование и взаимодействие огромной структуры из десятков отделов, то система канбан определенно не будет иметь актуальность. Но если Вы – небольшая или средняя компания, которой нужно внедрить гибкую систему оптимизации работы, то канбан точно станет хорошим инструментом.
И если Вы решитесь внедрить канбан, то должны сразу понимать, что в момент, когда производственный процесс компании перестанет быть линейным и увеличится в размерах, придется искать новые способы организации работы.
